Persondatapolitik hos e-sense

 

Personoplysninger

Personoplysninger er informationer, der bruges til at identificere en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger. Personoplysninger kan for eksempel være navn, alder, køn, mailadresse, telefonnummer osv. Ligeledes indeholder personoplysninger også data som personprofiler, kompetencer og karriereudviklingsønsker, der benyttes i samarbejdet mellem kunder og e-sense. Nedenfor er politikken for databehandling hos e-sense beskrevet:

Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

Som kunde hos e-sense, indsamler og behandler vi følgende data; mailadresser, for- og efternavn, adresse, telefonnummer samt data, som måtte være nødvendige for at gennemføre et givent samarbejde.

Vi indsamler og behandler oplysninger om dig, når du:

– Deltager i et udviklingsforløb hos e-sense
– Udfylder en personprofil via e-sense
– Afgiver personoplysninger på anden vis til e-sense

E-sense indsamler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at kunne udføre den aftalte opgave og opbevarer kun data, så længe det har et formål.
Ved fakturering opbevares fakturerings- og bankoplysninger i henhold til gældende love på området herunder hvidvasknings- og bogføringsloven.

Kategorier af oplysninger og registrerede

E-sense registrerer efter samtykke følgende data på alle kunder:

– Titel
– Navn
– Telefonnummer
– E-mail

Registreringen sker i Mail under kontaktpersoner og opgives af personen selv eller af personens leder efter samtykke med personen. Afhængig af opgavens formål registreres relevante oplysninger, der er nødvendige for opgave-løsningen. Dette beskrives nedenfor under ”Formål med opbevaring og behandling af persondata”

Formål med opbevaring og behandling af persondata

Coaching/Terapi/Sparring
Formålet med opbevaring og håndtering af persondata er at have overblik over de i forløbets berørte samtaleemner; herunder personens udfordringer, kompetencer og udviklingsmuligheder. Data i form af notater anvendes udelukkende i forbindelse med personens ønske om coaching/terapi/sparring på selvvalgte emner. Persondata opbevares efter underskrevet samtykke med personen i hele udviklingsprocessen og slettes senest efter 24 mdr. Personen kan til en hver tid gøre indsigelser og tilbagekalde samtykke. Personfølsomme data slettes øjeblikkeligt efter et sådant ønske.

Kompetenceudvikling
Formålet med opbevaring og håndtering af persondata er at have overblik over personens kompetencer og udviklingsmuligheder. Data i form af notater anvendes udelukkende i forbindelse med personens ønske om sparring på kompetencer og udvikling. Persondata opbevares efter samtykke med personen i hele udviklingsprocessen og slettes senest efter 24 mdr. Samtykke sker via mailkorrespondance. Personprofiler opbevares efter samtykke med personen i hele udviklingsprocessen og slettes senest efter 24 mdr. Samtykke sker via login i forbindelse med udfyldelse af DiSC profil. Personen kan til en hver tid gøre indsigelser og tilbagekalde samtykke. Personfølsomme data slettes øjeblikkeligt efter et sådant ønske.

Hvem videregiver jeg personoplysninger til?

Dine personoplysninger som er afgivet til e-sense videregives kun til:

Betroede og relevante tredjemand, hvis det er aftalt i forbindelse med opgaveindgåelsen. F.eks. i forbindelse med teamudvikling og udvikling af samarbejde.

E-sense har med alle samarbejdspartnere en databehandlingsaftale liggende, der til enhver tid skal sikre kundernes interesser. Disse aftaler kan til enhver tid fremvises på anmodning.

Udveksling af personfølsomme data sker som udgangspunkt udelukkende mellem fokuspersonen og indehaver Tina Skjødt Jensen, e-sense.

E-sense deler derfor ikke materiale med personfølsomme data med tredje part medmindre opgaven kræver det, f.eks. modtagelse og udveksling af personprofilanalyse i forbindelse med leder-/teamudvikling for kunde.

Ved videregivelse af data pointere e-sense overfor modtager, at denne overtager ansvaret for at den efterfølgende persondatabehandling, og at persondata, der kommer i modtagerens besiddelse forventes at blive håndteret i henhold til persondatalovens bestemmelser.

Hvor lagres dine personlysninger?

Alle dine oplysninger bliver lagret på servere i Danmark, undtagen DiSC personprofiler, som opbevares på DiSCnordics server i USA.

Du kan til enhver tid tilbagetrække dit samtykke ved at kontakte indehaver Tina Skjødt Jensen på kontakt@esense.nu

Ved tilbagetrækning af samtykke hos e-sense slettes alle data du har afgivet til os. Disse data vil ikke kunne blive genskabt.

Hvordan beskytter vi dine oplysninger?

Hos e-sense er det udelukkende indehaver Tina Skjødt Jensen, der er modtager af og har adgang til de personfølsomme data. Der foretages systematisk ændring af adgangskoder hver 12. uge på alle de enheder, der indeholder personfølsomme data.

Der foretages ligeledes systematisk kvartalsvis ændring af adgangskode til UnoEuro mail.

Fysisk materiale indeholdende personfølsomme data opbevares i aflås arkivskab.

Ved sikkerhedsbrud rapporteres dette til de registrerede personer og datatilsynet indenfor 72 timer.

Dataansvarlig Tina Skjødt Jensen undersøger følgerne af bruddet og handler i forhold til disse.

Sletning af personfølsomme data

Hos e-sense tømmes digital papirkurv en gang månedligt, hvorved sikres, at oplysninger slettes helt. Ved tilbagekaldelse af samtykke slettes data med det samme.

Tekniske og organisatoriske foranstaltninger

E-sense drives som enkeltmandsfirma uden ansatte, og Indehaver Tina Skjødt Jensen er dataansvarlig for personfølsomme data og ligeledes databehandler. Det er Tina Skjødt Jensen, der er modtager og har adgang til de personfølsomme data. I forbindelse med eksterne udviklingsopgaver, deles databehandlerrollen mellem Tina Skjødt Jensen og virksomheden, der ønsker udvikling af medarbejdere.

Personfølsomme data opbevares elektronisk på e-sense enheder, der alle synkroniserer data. Enhederne er beskyttet med kode, der udskiftes hver 12. uge.